Jak użytkownicy kas fiskalnych uwzględniają zwroty lub reklamacje?

Użytkownicy kas za każdym razem, gdy sprzedają towar lub usługę klientowi indywidualnemu, muszą zarejestrować taką transakcję i wydać paragon fiskalny. Co jednak w sytuacji, gdy nabywca zdecyduje się skorzystać z prawa do reklamacji bądź zwrotu? Żadna kasa rejestrująca nie pozwala przecież na skasowanie paragonu, który został już wystawiony… Co więcej, z pamięci takiego urządzenia nie można usunąć zaewidencjonowanej transakcji. Jak należy postępować w takich okolicznościach?

Dodatkowa dokumentacja w firmie

Brak możliwości kasowania paragonów fiskalnych, które zostały wystawione za pomocą kasy rejestrującej, nie powinien chyba dziwić. Takie rozwiązanie mogłoby po prostu doprowadzić do różnych nieprawidłowości – zamierzonych lub nie. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy, którzy korzystają z urządzeń fiskalnych, nie mają szansy na prawidłowe uwzględnienie zwrotu lub reklamacji, np. w firmowej księgowości. W tym celu należy jednak prowadzić dodatkową dokumentację. Wymaga tego Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Wspomniany akt prawny zawiera też szczegółowe informacje na temat sposobu prowadzenia ewidencji zwrotów lub reklamacji.

Wpisy do ewidencji zwrotów i reklamacji

Z przywołanego przed chwilą Rozporządzenia MF wynika, że podatnicy korzystający z kas muszą prawidłowo uwzględniać zwroty bądź reklamacje. Przede wszystkim adnotacje na temat takich zdarzeń należy tworzyć zgodnie z przepisami. Każdy wpis musi zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi (precyzyjną), datę sprzedaży, datę zwrotu lub reklamacji, wartość brutto, wysokość podatku należnego. Trzeba również do niego dołączyć dokument, który potwierdza wcześniejszą transakcję (zazwyczaj paragon fiskalny), jak również protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji (z podpisami sprzedawcy i klienta). Dopiero na podstawie takiej adnotacji można później wprowadzić korektę w firmowej rachunkowości, np. w księdze przychodów i rozchodów.

Zeszyt, teczka, segregator…

Nie ma przepisów, które regulowałyby formę prowadzenia ewidencji zwrotów i reklamacji. Innymi słowy, podatnicy korzystający z kas fiskalnych mają tutaj pełną dowolność. Do sporządzania wpisów mogą wykorzystać zarówno zwykły zeszyt, jak i segregator bądź teczkę z wydrukowanymi dokumentami. Nie oznacza to jednak, że nie warto zadbać o porządek w tego typu ewidencji. Dobrym rozwiązaniem jest np. opisanie dodatkowej dokumentacji, tzn. dodanie do niej informacji na temat firmy. Ponadto, jeżeli podatnik korzysta z kilku kas fiskalnych, najlepiej jeśli stworzy oddzielną ewidencję dla każdego urządzenia. Nie jest to wymagane, ale na pewno ułatwi późniejsze uwzględnianie zwrotów i reklamacji w KPiR.

1 komentarz na temat “Jak użytkownicy kas fiskalnych uwzględniają zwroty lub reklamacje?”

  1. Myślę, że bardzo dobry tekst, przydatny, ja kiedyś sam się zastanawiałem nad tą kwestią, jak wyglądają szczegóły w kwestii ewidencjonowania takich przypadków…

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Wpisz odpowiedź *