Co zrobić, gdy na paragonie wystąpi błąd?

Jednym z podstawowych obowiązków podatnika, który ewidencjonuje sprzedaż przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej, jest poprawne wystawianie paragonów i wydawanie ich klientom podczas zamykania przeprowadzonych transakcji. Ale przedsiębiorca to także tylko człowiek i jak nietrudno się domyślić – może mu się przydarzyć pomyłka, występująca na wspomnianym rodzaju wydruku. Co zatem powinien zrobić w takiej sytuacji? Pewne jest jedno: nie wolno mu tego tak zostawić.

Prowadzenie ewidencji obrotu za pomocą urządzenia rejestrującego wiąże się z różnymi, rutynowymi i obowiązkowymi czynnościami. Mowa nie tylko o wydawaniu paragonów, ale i o przechowywaniu ich kopii czy książki serwisowej, wykonywaniu raportów fiskalnych bądź pilnowaniu terminowości w kwestii wymaganych przeglądów technicznych. I to nie wszystko. Jeśli podatnikowi zdarzają się błędnie wystawione paragony, musi wtedy prowadzić ich osobną ewidencję. O ile jednak zasady realizacji wcześniej wspomnianych zadań są szczegółowo doprecyzowane, o tyle w przypadku pomyłek na wydrukach fiskalnych pozostaje pewna dowolność…

O urządzeniach fiskalnych i paragonach

Zapewne wiele osób myśli np. w kategoriach: „na co mi jakiś świstek za zakup raptem 3 kajzerek?”. I choć jest to na swój sposób zrozumiałe, to nie zmienia jednej, podstawowej kwestii. Bez względu na to, czego dotyczy, paragon fiskalny ma szczególne znaczenie dla całej transakcji. To sformalizowanie umowy, jaka ma miejsce pomiędzy przedsiębiorcą a jego klientem. To dokument potwierdzający, że dane przedsiębiorstwo prowadzi ewidencję obrotu zgodnie z prawem i odprowadza należne podatki. Wreszcie – i to zwłaszcza powinno interesować nabywców – tylko poprawny, tego rodzaju dokument umożliwia skorzystanie z praw konsumenckich, do reklamacji czy też zwrotu. Dlatego właśnie tak ważne jest, aby po każdej transakcji został przekazany klientowi – odpowiednio wystawiony, wedle określonego w przepisach wzoru oraz z zawarciem potrzebnych danych.

Zdarza się jednak, że w wyniku konkretnej sytuacji dojdzie do wydruku dokumentu z błędem. Niestety – urządzenia rejestrujące, czy to kasy, czy drukarki, są zaprojektowane w ten sposób, że nie mogą owej pomyłki „uwzględnić”. Innymi słowy, operacja dokonana na tego typu technologii sprzedaży pozostawia trwały ślad w pamięci fiskalnej i podatnik nie ma możliwości ani skorygować tego zapisu, ani tym bardziej cofnąć. Jednocześnie, nie oznacza to, że można tak wspomnianą sytuację zostawić, ponieważ w dokumentacji znajduje się błąd. W rezultacie, przedsiębiorca musi prowadzić dodatkową ewidencję, która zbierałaby niezbędne informacje o podobnych przypadkach, na wypadek kontaktu z klientem czy kontroli ze strony Urzędu Skarbowego.

Ewidencja pomyłek – na czym polega?

Dla niektórych podatników dobrą wiadomością może okazać się fakt, że wbrew pozorom kwestia prawidłowej realizacji tego zadania nie została jakoś dalece uściślona w funkcjonujących przepisach. Chodzi po prostu o sporządzanie i przechowywanie oddzielnych notatek, związanych z konkretnymi transakcjami oraz wydrukami fiskalnymi, w których wystąpił błąd. Regulacje prawne jasno mówią o informacjach, jakie muszą znaleźć się w każdym wpisie – są to np. opis okoliczności zaistnienia pomyłki lub też wartość brutto i podatku należnego VAT, wynikających ze sprzedaży konkretnego towaru lub danej usługi. Naturalnie, każda notatka powinna zawierać dowód zaistniałej sytuacji, w formie dołączonego, błędnie wystawionego paragonu.

Jeśli zaś chodzi o samą formę gromadzenia takich wpisów – tu właśnie następuje pewna dowolność. Przedsiębiorca zyskuje możliwość wybrania najbardziej komfortowej dla niego formy przechowywania opisywanych informacji. Skutecznym rozwiązaniem i nierzadko wybieranym okazuje się oddzielna teczka czy osobny segregator. Chodzi też o utrzymanie wspomnianej dokumentacji w porządku, tym bardziej, że będzie on również sprzyjał później przedsiębiorcy – np. podczas uzupełniania danych w księdze przychodów i rozchodów. Najważniejsze jednak, by pamiętać, że taka ewidencja jest także obowiązkiem podatnika, którego zaniechanie oznacza po prostu łamanie przepisów.

1 komentarz na temat “Co zrobić, gdy na paragonie wystąpi błąd?”

  1. Sama prowadzę taką ewidencję i czasem zastanawiałam się właśnie, czy kwestia „formy”, przechowywania tej dokumentacji rzeczywiście jest bardziej swobodna 😛 czy może o czymś zapominam…no ale s tego co czytam to wszystko raczej ok 😛

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Wpisz odpowiedź *